Procedura zgłaszania naruszeń (whistleblowing)
Informacja o Procedurze zgłaszania naruszeń (whistleblowing)
w PEKAO LEASING Sp. z o.o.
W PEKAO LEASING Sp. z o.o. – dalej „Spółka” lub „Pekao Leasing” obowiązuje „Procedura zgłaszania naruszeń (whistleblowing) w Pekao Leasing”, - dalej „Procedura”, która określa zasady i tryb zgłaszania naruszeń prawa oraz obowiązujących w Pekao Leasing procedur i standardów etycznych. Oto jej główne założenia:
Kto może zgłosić naruszenie
Sygnalistą może być osoba fizyczna, która w kontekście związanym z pracą uzyskała wiedzę o naruszeniu.
Kontekst związany z pracą należy rozumieć jako: przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Spółce lub na rzecz Spółki, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.
W szczególności naruszenie może zgłosić:
a) pracownik,
b) pracownik tymczasowy,
c) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
d) przedsiębiorca,
e) prokurent,
f) akcjonariusz lub wspólnik,
g) członek organu statutowego,
h) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy,
i) stażysta,
j) wolontariusz,
k) praktykant,
l) inna osoba wykonująca czynności na rzecz Spółki,
ł) osoba fizyczna, o której mowa w podpunktach a)-l), przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Spółce lub na rzecz Spółki, lub gdy taki stosunek już ustał.
Jak można zgłosić naruszenie
o pisemnie na adres: ZglosNaruszenie@pekaoleasing.com.pl,
o pisemnie na adres siedziby Spółki, ul. Żubra 1, 01-066 Warszawa, z dopiskiem „Zgłoszenie naruszenia – PEKAO LEASING Sp. z o.o. – Poufne”,
o w przypadku gdy zgłoszenie naruszenia dotyczy członka Zarządu PEKAO LEASING Sp. z o.o. - pisemnie na adres siedziby PEKAO LEASING Sp. z o.o., ul. Żubra 1, 01-066 Warszawa, do rąk: „Przewodniczącego Rady Nadzorczej Spółki” z dopiskiem „Zgłoszenie naruszenia – PEKAO LEASING Sp. z o.o. – Poufne”,
o ustnie, za pośrednictwem aplikacji Teams w formie nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie,
o ustnie, w trakcie bezpośredniego spotkania z pracownikiem Zespołu Zgodności, Ryzyka Operacyjnego i Polityki Antyfraudowej Pekao Leasing – dalej „ZZROPA”.
Co jeszcze warto wiedzieć o czynnościach związanych ze zgłaszaniem naruszeń
Bezpośrednie spotkanie z pracownikiem ZZROPA, organizowane jest na wniosek złożony przez sygnalistę z wykorzystaniem jednego z kanałów zgłoszeń opisanych wyżej, w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. Spotkanie jest przeprowadzane w siedzibie Pekao Leasing Sp. z o.o., a w wyjątkowych przypadkach – również, na odpowiednio umotywowany wniosek sygnalisty, w innym miejscu uzgodnionym z sygnalistą. Za zgodą sygnalisty, zgłoszenie jest protokołowane przez pracownika ZZROPA. Sygnalista może sprawdzić, poprawić i podpisać protokół spotkania. Wniosek złożony w formie pisemnej stanowi załącznik do protokołu.
Anonimowo czy pod nazwiskiem
Zgłoszenie naruszenia może być anonimowe. Sygnalista może też podać swoją tożsamość. W sytuacji, gdy pomimo zgłoszenia anonimowego, tożsamość sygnalisty zostanie poznana na podstawie treści zgłoszenia lub podjętych czynności, podlega ona ochronie przewidzianej w przepisach prawa oraz Procedurze.
Ochrona przed działaniami odwetowymi
Spółka umożliwia zgłaszanie naruszeń w sposób zapewniający sygnaliście ochronę przed działaniami odwetowymi. W Spółce obowiązuje zakaz podejmowania wobec sygnalisty, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia oraz powiązanych z sygnalistą, działań odwetowych czy też próby lub groźby zastosowania takich działań. Ochrona przed działaniami odwetowymi ma miejsce także wtedy, gdy w toku rozpoznania okaże się, że zgłoszenie było złożone w dobrej wierze, ale okazało się bezzasadne.
Co Spółka zapewnia sygnaliście
- rozpatrzenie każdego zgłoszenia - również w przypadku, gdy zostanie złożone anonimowo,
- zachowanie w poufności jego danych osobowych, czyli informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować jego tożsamość,
- ochronę przed działaniami odwetowymi; w przypadku obawy o zastosowanie działań odwetowych sygnalista może to zgłosić za pośrednictwem jednego z kanałów zgłaszania naruszeń,
- przeprowadzenie postępowania weryfikującego w sposób terminowy, rzetelny i kompleksowy, z zachowaniem zasad bezstronności i obiektywizmu,
- informację o przyjęciu zgłoszenia oraz informację zwrotną o wyniku postępowania weryfikującego.
Zachęty dla sygnalistów
W celu stworzenia dodatkowej motywacji do dokonywania zgłoszeń w Spółce wprowadzono system zachęt dla sygnalistów:
- wsparcie psychologiczne w celu poradzenia sobie ze stresem wywołanym złożeniem zgłoszenia,
- czasową możliwość przesunięcia sygnalisty do innej pracy lub w inny sposób zapobieżenie bezpośrednim kontaktom sygnalisty z osobą, której dotyczy zgłoszenie;
- możliwość świadczenia pracy zdalnej w pełnym wymiarze przez czas uzgodniony z sygnalistą oraz zgodnie z zasadami pracy zdalnej (dotyczy sytuacji, gdy możliwe jest świadczenie pracy zdalnej w jednostce/komórce organizacyjnej, w której zatrudniony jest sygnalista),
- możliwość zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia na czas uzgodniony z sygnalistą, nie dłuższy niż czas trwania postępowania weryfikacyjnego, z zastrzeżeniem, że pracownik obowiązany jest stawić się w pracy na każde wezwanie pracodawcy,
- możliwość przeniesienia sygnalisty do innej jednostki/komórki organizacyjnej (w przypadku, gdy zgłoszenie okaże się zasadne).
Postępowanie weryfikacyjne
- Postępowanie weryfikacyjne prowadzone jest przez Spółkę.
- Postępowanie weryfikacyjne kończy się wydaniem raportu, który podlega akceptacji Zarządu PEKAO LEASING Sp. z o.o. (w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy członka Zarządu Spółki –podlega akceptacji Rady Nadzorczej PEKAO LEASING Sp. z o.o.).
- Sygnalista otrzymuje:
- potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od daty wpływu zgłoszenia,
- informację zwrotną o wyniku postępowania weryfikacyjnego w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub - w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia, chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
- Prowadzący weryfikację informuje sygnalistę o zachowaniu w poufności jego danych osobowych, pozwalających na ustalenie jego tożsamości. Ujawnienie danych osobowych sygnalisty osobom trzecim lub osobie, której dotyczy zgłoszenie, jest możliwe wyłącznie za zgodą sygnalisty.
- W przypadku uznania zgłoszenia za zasadne lub częściowo zasadne prowadzący weryfikację wydaje zalecenia dotyczące działań naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz wskazuje działania zapobiegawcze mające na celu wyeliminowanie w przyszłości podobnych do opisanych w zgłoszeniu naruszeń.
Poufność danych
Informacje dotyczące zgłoszenia posiadają klasę poufności informacji „Poufne” oraz są przechowywane z zachowaniem należytych środków bezpieczeństwa.
Przetwarzanie danych osobowych
- Wszelkie dane osobowe pozyskane w trybie określonym w Procedurze są przetwarzane zgodnie z postanowieniami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa oraz przepisów wewnętrznych obowiązujących w Spółce.
- Grupa, po otrzymaniu zgłoszenia, przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia działania następczego.
- Informacje zgromadzone w związku z czynnościami podjętymi w celu rozpoznania złożonego zgłoszenia przechowywane są zgodnie z następującymi zasadami przyjętymi w Spółce:
1) w przypadku negatywnej weryfikacji zasadności zgłoszenia naruszenia i oddalenia podejrzeń w nim zawartych Spółka, niezwłocznie usuwa ze swoich systemów dane osobowe zawarte w zgłoszeniu naruszenia, pozostawiając w systemach, przez okres 5 lat licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym dokonano zgłoszenia, inne informacje zawarte w zgłaszaniu naruszenia oraz informacje o podjętych działaniach następczych, z zastrzeżeniem postanowień punktu 3);
2) w przypadku pozytywnej weryfikacji zasadności zgłoszenia naruszenia - dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami, z zastrzeżeniem postanowień punktu 3);
3) w każdym przypadku toczącego się postępowania przygotowawczego, postępowania sądowego lub sądowo-administracyjnego, będącego konsekwencją złożonego zgłoszenia lub pozostającego w związku ze zgłoszeniem (np. w sytuacji rozwiązania umowy o pracę w trybie art. 52 Kodeksu pracy z pracownikiem, którego dotyczyło zgłoszenie, zastosowania wobec tego pracownika kary porządkowej itp.) - są przetwarzane do prawomocnego zakończenia postępowania, natomiast w przypadku wszczęcia postępowania egzekucyjnego - do czasu jego zakończenia a następnie przez okres przedawnienia roszczeń zgodnie z zasadami retencji danych osobowych przyjętymi przez Spółkę;
4)dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
- W przypadku, gdy powszechnie obowiązujące przepisy prawa przewidują inne terminy przechowywania i usuwania informacji, niż te wynikające z postanowień Procedury zastosowanie znajdują właściwe przepisy prawa.
- Po upływie okresów wskazanych powyżej, dokumenty wytworzone w formie papierowej są, odpowiednio, anonimizowane lub niszczone, zgodnie z obowiązującymi w Spółce procedurami.
Informacje dotyczące zgłoszeń do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej
- Zgłoszenia dotyczące rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu mogą być zgłaszane do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej przez pracowników oraz byłych pracowników Spółki, a także inne osoby, które wykonują lub wykonywały czynności na rzecz Spółki na innej podstawie niż stosunek pracy.
- Osoby o których mowa wyżej mogą zgłosić Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej również przypadki podjęcia względem nich działań odwetowych.
Informacje dotyczące zgłoszeń zewnętrznych (obowiązują od 25 grudnia 2024 r.)
- Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego, bez uprzedniego dokonania zgłoszenia w trybie określonym w Procedurze.
- Pod pojęciem zgłoszenia zewnętrznego należy rozumieć ustne lub pisemne przekazanie informacji o naruszeniu prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu.
- Zgłoszenia zewnętrzne dokonywane są na zasadach przewidzianych w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów do Rzecznika Praw Obywatelskich, organów publicznych oraz - w stosownych przypadkach - do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
- Sygnalista dokonujący zgłoszenia zewnętrznego, którego przedmiotem jest naruszenie prawa w zakresie określonym w art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów polega ochronie przed działaniami odwetowymi na zasadach określonych w Procedurze.